Do prawidłowego prowadzenia każdej działalności niezbędne są systemy oraz metody przechowywania danych dotyczącej tej działalności. W tym artykule piszemy o jednym z najbardziej podstawowych narzędzi używanych w księgowości, czyli o księdze przychodów i rozchodów. Po co trzeba ją prowadzić? Co zawiera? Jeśli chcesz znać wszystkie podstawowe informacje na ten temat, zapraszamy do lektury artykułu.

Prowadzenie księgi KPiR

ks
Bez względu na to, jaki charakter ma dana działalność, obejmuje ona sprawy finansowe, którymi zajmuje się specjalista od księgowości. Osoba ta odpowiedzialna jest, między innymi, za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, która, najprościej mówiąc, powinna zawierać informacje na temat tego, ile dana firma zarobiła, sprzedając dany towar oraz co zostało zakupione i za jaką kwotę. Oprócz tego powinny się tam znaleźć również informacje na temat pieniędzy wydanych na niezbędne artykuły używane w trakcie prowadzenia firmy. Chodzi tutaj zatem o rejestrację wszystkich wydatków i zarobków.
Dzięki tym informacjom firma jest w stanie poprawnie się rozliczyć, ponieważ podstawa opodatkowania jest określana właśnie na podstawie tych danych. Dla księgowości oznacza to, że wszystkie dane muszą zostać umieszczone w księdze od razu, dzięki czemu zachowana jest chronologia sprzedaży i kupna i żadne informacje nie zostają pominięte.

Księga przychodów i rozchodów

Rejestracja niezbędnych danych na temat prowadzenia działalności jest prowadzona na różne sposoby, wiele zależy od zasad danej działalności. Jeśli chodzi o księgę przychodów i rozchodów, powinny ją założyć osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą inną niż rolnicza, spółki cywilne oraz spółki jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie i osoby, które rozliczają się za pomocą podatku liniowego. To jednak nie wszystko, ponieważ wymienione osoby mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów wówczas, kiedy ich przychody netto z poprzedniego roku obrotowego nie były większe, niż 2.000.000 Euro.
Zgodnie z tym, dowiadujemy się również, kiedy księga przychodów i rozchodów musi być zakładana. Nowa księga powinna być otwarta pierwszego stycznia, czyli w dniu rozpoczęcia nowego roku podatkowego. W przypadku działalności zakładanych w każdym innym terminie księga powinna zostać otwarta wraz z rozpoczęciem tej działalności. Warto wiedzieć, że nowo otwarta księga przychodów i rozchodów powinna być zgłoszona do urzędu skarbowego.

Zawartość KPiR

Aby księga przychodów i rozchodów była właściwie prowadzona, konieczne jest umieszczanie w niej wszystkich niezbędnych informacji. Należą do nich, m.in. daty poszczególnych wydatków znajdujące się w miejscu opisanego wydatku. Oprócz tego niezbędny jest dokładny opis danego produktu czy transakcji, aby było wiadomo, czego dotyczy dana sprzedaż czy kupno. W księdze powinny znajdować się również numery faktur dotyczących poszczególnych operacji, a także dane współpracowników i kontrahentów, z którymi przedsiębiorstwo pracowało przy konkretnej transakcji.
Oczywiście należy również umieścić tam kwotę, która została wydana, lub która stanowi w danym dniu przychód. Oprócz tego trzeba określić, czy dana kwota dotyczy wydatku, czy przychodu. Ponadto w księdze pojawiają się również informacje na temat spraw dotyczących samej działalności, czyli wszystkich wydatków, które pozwalają tę działalność kontynuować. Chodzi tutaj o rachunki za wynajem danego biura, za energię czy wodę oraz wszelkie inne materiały zużywane na co dzień, takie jak papier do drukowania czy przybory biurowe. W księdze znajdują się także informacje na temat wypłacanych wynagrodzeń dla pracowników oraz innego rodzaju wydatki i przychody.


Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów warto powierzyć sprawdzonej kancelarii. Ważne, aby w jej skład wchodziły wykwalifikowane osoby. Przykładem kancelarii świadczącej usługi na najwyższym poziomie jest Kancelaria Prawna  radcy prawnego Teresy Śmietanki z Warszawy.