Prowadząc własną działalność zazwyczaj konieczny staje się zakup kasy fiskalnej. Sprzęt te nie tylko ułatwi prowadzenie rachunków, ale jednocześnie sprawi, że obsługa klienta będzie bardziej sprawna, a on sam bezie czuć się profesjonalnie obsłużony. Jednak wybranie odpowiedniej do swojej działalności kasy fiskalnej może stanowić nie lada wyzwanie. Obecnie na rynku można znaleźć wiele rodzajów i modeli kas, dlatego wybór jednej właściwej nie jest taki prosty.

Kasy fiskalne różnią się ilością możliwych do zaprogramowania towarów oraz ilości wystawianych paragonów. Każda z kas ma dokładnie wyznaczoną maksymalną ilość towarów, które można do niej wprowadzić, są to tzw. kody PLU. Decydując się na zakup kasy fiskalnej powinniśmy w pierwszej kolejności zastanowić się jaki jest dzienny obrót i ile paragonów w ciągu doby jest drukowane, będziemy mogli wówczas dobrać kasę fiskalną odpowiednio dostosowaną do naszych wymagań. W zależności od ilości kodów, które można zaprogramować można podzielić kasy fiskalne na cztery rodzaje.

Kasy małe inaczej nazywane przenośnymi są przystosowane o zaprogramowania ok. 3 tysięcy kodów PLU. Mogą one być wykorzystywane jak kasy stacjonarne. Ilość paragonów jaką możemy na nich wydrukować w ciągu doby waha się w okolicach 100-150. Kasy jednostanowiskowe są w stanie drukować koło 200 paragonów na dobę. Kasy średniego segmentu mają już znacznie większe możliwości. Mogą programować nawet 1500 kodów, a w ciągu doby drukować ok. 300-500 paragonów. Kasy systemowe są już przeznaczone do znacznie większych placówek. Ich bazę towarową może stanowić nawet 60 tysięcy kodów, a dedykowane dzienne obciążenie może sięgać powyżej 500 paragonów na dobę.

Należy jednak pamiętać, że wybierając kasę fiskalną do swojego przedsiębiorstwa powinniśmy wybrać sprzęt posiadający bazę o min. 20% większą od tej którą chcemy wprowadzić. Kasa fiskalna będzie nam służyła latami, a przez tak długi czas mogą zajść znaczne zmiany związane z wielkością i różnorodnością sprzedawanego asortymentu. Dobrze dobrany sprzęt będzie mógł nawet mimo intensywnej eksploatacji służyć w przedsiębiorstwie przez długi czas.

Kasy fiskalne można odróżnić od siebie na podstawie zapisu kopi paragonów. Tradycyjne kasy z kopią papierową są zaopatrzone w dwie rolki papieru. Na jednej z nich drukowane są paragony dla klientów, a na drugiej kopie dla Urzędu Skarbowego. Te rozwiązania konstrukcyjne charakteryzują kasy sprzed 2010r. Warto wiedzieć, że zgodnie z najnowszymi przepisami Ministerstwa Finansów, rolki z kopią paragonów muszą być składowane przez 5 lat podatkowych. Na życzenie Urzędu Skarbowego są one do wglądu. Innym sposobem zapisu transakcji są kasy z elektroniczną kopią paragonów.

Posiadają one tylko jedną rolkę i drukują paragony jedynie dla klientów. Kopia natomiast zapisywana zostaje na wbudowanej karcie pamięci SD. Pamięć jaką dysponuje maszyna zazwyczaj jest na tyle obszerna, że możliwe jest zapisywanie paragonów przez cały okres użytkowania kasy. Ponadto w momencie gdy wykorzystywana jest tylko jedna rolka papieru jest ona szersza dzięki czemu mieści się na niej pełna nazwa towaru, cena jednostkowa oraz wartość. W momencie gdy będzie konieczność wydrukowania kopii paragonów i raportów, podatnik będzie mógł bez problemu wydrukować dowolną ilość.

Dobrze dobrana kasa fiskalna sprawi, że obsługa klienta będzie zdecydowanie szybsza i łatwiejsza. Dzięki niej na życzenie Urzędu Skarbowego przedsiębiorca może pokazać wydruki dotyczące transakcji.