Współpraca międzynarodowa daje wiele możliwości rozwoju polskim przedsiębiorcom, jednak rodzi wiele pytań o kwestie formalne. Często właściciele firm zastanawiają się, w jakim języku wystawić dokument? Jaka waluta ma obowiązywać na fakturze: polska czy zagraniczna? Czym różni się sporządzanie dokumentów krajowych od międzynarodowych?
Czym się kierować podczas obsługi zagranicznych kontrahentów?
Struktura faktury zależy od wielu czynników. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę to, co dany przedsiębiorca chce sprzedać: produkt czy usługę. Ważne jest także, czy kontrahent ma siedzibę firmy na terenie UE, czy poza nią. Oprócz tego trzeba uwzględnić różnice występujące w sporządzaniu dokumentów księgowych w poszczególnych krajach. Wszystkie te aspekty mogą przysporzyć wiele kłopotów. By ich uniknąć, warto skorzystać z dobrego programu do faktur, który uwzględni te kwestie, zwalniając przedsiębiorcę z tego obowiązku.
Co wpisać do programu fakturowania międzynarodowego?
Dane, jakie właściciel firmy musi zawrzeć na dokumencie, zależą od tego, kim jest jego klient, czy to jest osoba prywatna, czy przedsiębiorstwo. W przypadku firmy trzeba wpisać kwotę netto, ponieważ rozliczenie podatku VAT należy do obowiązku usługobiorcy. Z tego powodu nie należy określać ani stawki ani kwoty podatku VAT. W przypadku kiedy nabywcą jest konsument, to należy stworzyć standardową fakturę, wskazując wartość netto i kwoty podatku zgodnie z obowiązującymi stawkami w Polsce. Na dokumencie musi się znaleźć 8 ważnych danych:
- Nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy,
- Numer NIP obu stron,
- Numer faktury,
- Data wystawienia faktury,
- Cena usługi i wartość sprzedaży netto,
- Opis wykonywanej usługi,
- Sposób i termin zapłaty
- Wyrażenie: „odwrotne obciążenie” – jest to informacja, że to nabywca rozlicza podatek.
Dobry program do faktur zagranicznych powinien zawierać wszystkie te opcje, znacznie ułatwiając całą procedurę.
W jakim języku należy wystawiać faktury?
Polskie prawo nie zaznacza, w jakim języku mają zostać wystawione dokumenty księgowe. Jednakże faktury wystawione w innym języku mogą dotyczyć wyłącznie dwóch przedsiębiorstw, a nie firmy i osoby prywatnej. Niemniej jednak prawo w Polsce przewiduje sytuację, że dokumenty księgowe zostaną stworzone wyłącznie w obcym języku lub w dwóch wersjach językowych. Ostatnie rozwiązanie jest najpopularniejsze z uwagi na to, że wszystkie zapisy w księdze przychodów oraz rozchodów, muszą zostać zapisane po polsku. Dzięki zastosowaniu dwujęzyczności przedsiębiorcy mają zachowaną spójność w dokumentach bez potrzeby ich tłumaczenia.
Aby wszystkie dokumenty stanowiły spójną całość, przedsiębiorca nie musi sam tłumaczyć wszystkich faktur ani zatrudniać tłumacza. Wystarczy, że wykupi dostęp do programu do faktur, który posiada bogatą ofertę językową.
Jaką walutę wybrać do sporządzania faktur zagranicznych?
Nominał to kolejna kwestia współpracy zagranicznej. Kontrahent może zażyczyć sobie wystawienie dokumentu w obcej walucie. Jest to możliwe, jedynie należy pamiętać, że kwotę należy przeliczyć na złotówki na potrzeby wpisów do KPiR.
Kiedy obowiązek zapłaty podatku VAT leży po stronie sprzedawcy, kwotę tego podatku należy zapisać w złotówkach, niezależnie od tego, jaka waluta główna zostanie przyjęta.
Przeliczenia należy dokonać według średniego kursu danej waluty, jaka została ogłoszona przez NBP w ostatnim dniu roboczym. Nominał powinien albo poprzedzić dzień wystawienia dokumentu, jeżeli jest sporządzona przed sprzedażą, albo wykonania usługi. To rozwiązanie obowiązuje w sytuacji, gdy dokument został wystawiony po jej wykonaniu, max. do 15 dnia następnego miesiąca. Jeżeli data wystawienia faktury jest inna od uregulowanej, mogą powstać różnice w kursach walut. W takiej sytuacji przedsiębiorca może dodatkowo zyskać lub stracić.
Podczas współpracy z zagranicznymi kontrahentami należy mieć na uwadze nie tylko kwestie kulturowe czy różnice w używanym języku, ale także w walucie. Ważne jest również aby, wszystkie dokumenty księgowe niezależnie od tego, czy są zobowiązane do płacenia podatku VAT, czy też nie, były ujęte w ewidencji sprzedaży. Ten obowiązek powstaje w momencie wykonania usługi dla zagranicznego kontrahenta. W celu zwiększenia bezpieczeństwa oraz ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego warto przechowywać wszystkie materiały potwierdzające nawiązanie współpracy.
