Organizacja imprezy masowej wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia, które można otrzymać od właściwego dla danego miasta wójta, burmistrza oraz prezydenta miasta.
Bez złożenia wniosku i otrzymania zgody, za organizację takiego wydarzenia można zostać ukaranym grzywną.Wiele osób, które po raz pierwszy zabierają się za organizację imprezy masowej nie zdaje sobie sprawy z obowiązków z tym związanych.
Wydarzenie, w którym weźmie udział kilkaset, a nawet kilka tysięcy osób, wymaga podjęcia kroków, które zapewniają wszystkim uczestnikom bezpieczeństwo. Dlatego tak ważne jest uzyskanie zezwolenia, aby zminimalizować ryzyko wypadku, a także przeprowadzić wszystko zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Czym właściwie jest impreza masowa?
Impreza masowa, według definicji ustawy, to wydarzenie o charakterze artystyczno-rozrywkowym oraz sportowym, które jest organizowanie publicznie, na świeżym powietrzu bądź w przestrzeni zamkniętej. Oznacza to, że imprezą masową może być zarówno koncert, jak i turniej sportowy czy festyn. Jednocześnie, aby wydarzenie zostało zakwalifikowane jako impreza masowa, ważnym elementem jest liczna osób, jaka weźmie w nich udział. W przypadku przestrzeni otwartej udział może wziąć nie mniej niż tysiąc chętnych, a w budynkach – nie mniej niż 300 osób.
Warto pamiętać, że imprezą masową nie określa się wydarzeń, które są organizowane w przestrzeni zamkniętej takiej jak filharmonia, teatr czy sala kinowa. Również zawody sportowe, w których rywalizują dzieci i młodzież, organizowanych w przestrzeni szkolnej, nie zostaną uznane za imprezę masową.
Pozwolenie na organizację imprezy masowej – dlaczego jest ważne?
Zgłoszenie, a jednocześnie uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy masowej jest obowiązkowe. Wynika to przede wszystkim z Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, która została opublikowana w marcu 2009 roku. Dzięki temu organizatorzy nie tylko zostają zmuszeni do zapewnienia uczestnikom bezpieczeństwa, ale również poinformowania o dużym wydarzeniu władz miasta oraz lokalnych służb.
Uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy masowej ma bezpośredni związek z bezpieczeństwem. Jednocześnie dzięki złożonemu wnioskowi, osoby go rozpatrujące będą w stanie stwierdzić, czy zgromadzenie będzie miało charakter legalny, a także czy warunki zagospodarowania terenu umożliwią bezpieczne uczestnictwo osób trzecich.
Otrzymanie zezwolenia na organizację imprezy masowej oznacza, że zarówno teren pozwala na spokojny przebieg wydarzenia, jak i nie ma żadnych przeciwskazań w prawie budowlanym oraz bezpieczeństwie przeciwpożarowym w razie ewentualnych, nieplanowanych zdarzeń.
Jak uzyskać zezwolenie na organizację imprezy masowej?
Uzyskanie zezwolenia na organizację imprezy masowej to w większości przypadku formalność. Konieczne jest jednak dotrzymanie wszystkich terminów, jak i dołączenie do dokumentacji niezbędnych zgód oraz opinii.
Wniosek o zezwolenie jest składany do wójta (burmistrza lub prezydenta miasta). Osoba odpowiedziana za organizację wydarzenia ma na to 30 dni przed dniem imprezy masowej. Organizator jest zobowiązany do uiszczenia opłaty skarbowej za rozpatrzenie i wydanie zezwolenia w wysokości 82 złotych.
Kwota powinna wpłynąć na rachunek bankowy gminy, a potwierdzenie transakcji musi zostać dołączone do wniosku o zezwolenie. O pozwolenie na organizację imprezy masowej warto starać się znaczeni szybciej, gdyż urząd ma na odpowiedź aż 14 dni, a w razie odmowy – od decyzji będzie można się odwołać (kolejne 14 dni).
Sam wniosek o uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy masowej powinien zawierać m.in. informację o: danych organizatora, a także pełnomocnika jeśli będzie on ustanowiony, terminie, miejscu, nazwie oraz charakterze imprezy. Oprócz tego we wniosku musi znaleźć się informacja o liczbie dostępnych miejsc dla biorących udział w wydarzeniu sportowym lub powierzchni terenu, jeśli impreza będzie odbywała się na otwartej przestrzeni. Organizator musi wspomnieć także o liczbie służb porządkowych, chroniących teren, a także tym, czy wstęp będzie płatny lub bezpłatny. Szczegółowe informacje o tym, kto odpowiada za bezpieczeństwo na imprezach masowych można znaleźć na stronie bss24.pl.
Obowiązkowo do wniosku należy dołączyć:
- regulamin obiektu,
- regulamin i program imprezy masowej,
- planu ewakuacji i graficzną mapę terenu,
- potwierdzenia opłacenia polisy ubezpieczeniowej.
Sam wniosek nie wystarczy, gdyż konieczne jest dołączenie do niego opinii właściwych dla miejscowości – komendanta Państwowej Straży Pożarnej, komendanta Policji oraz kierownika Pogotowia Ratunkowego. Swoją opinię musi wyrazić także Państwowy Inspektorat Sanitarny. Dopiero na podstawie tych wszystkich informacji zostanie wydana decyzja.
