Prowadząc własną działalność gospodarczą, bez względu na wielkość firmy czy branżę, wiele wydatków realizowanych na potrzeby prowadzenia działalności można zaliczyć do tzw. kosztów firmowych i odliczyć od podatku. Nie wszystkie koszty mogą być jednak do tej kategorii zaliczone i choć wielu przedsiębiorców zdaje się wpisywać niemalże wszystkie zakupy służbowe i prywatne w koszty firmowe, aby uniknąć konsekwencji ze strony urzędu skarbowego warto dopilnować, by były one w pełni uzasadnione. Czy serwis IT w formie jednorazowej pomocy lub stałego wsparcia informatycznego może być zaliczony do kosztów firmowych?

Koszty firmowe: co mówią o nich przepisy?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że koszty uzyskania przychodów przez firmę to wszystkie koszty poniesione bezpośrednio w celu osiągnięcia przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. W praktyce są to więc koszty poniesione na prowadzenie firmy, związane z zakupami niezbędnymi do jej prowadzenia. Zaliczenie wydatku do kosztów firmowych jest możliwe po uzyskaniu faktury, rachunku lub umowy (i rachunku wystawionego do umowy) oraz udowodnieniu, że dokonany zakup faktycznie wpływa na możliwość prowadzenia działalności przez firmę. Właściwe uzasadnienie i udokumentowanie zakupu oraz jego podstawy będzie niezbędne w razie kontroli skarbowej.

Do wydatków najczęściej wpisywanych w koszty firmowe zalicza się przede wszystkim towary i urządzenia, które służą prowadzeniu działalności: komputery, wyposażenie biurowe, samochody służbowe, specjalistyczne narzędzia do wykonywania pracy, ale także koszty czynszu i mediów, abonament za internet, koszty środków czystości, elektroniki, oprogramowania, książki i czasopisma branżowe, szkolenia, kursy językowe i wiele innych.

Czy serwis IT można wliczyć do kosztów firmowych

Wliczenie zakupów na poczet prowadzenia działalności pozwala przedsiębiorcom na obniżenie wysokości należnego podatku w rozliczeniu rocznym lub, jeśli przychody firmy nie pokryją kosztu wszystkich wydatków poniesionych na firmę, zwrot nadwyżki podatku. Prawo do odliczenia podatku zapłaconego w cenie towarów i usług przysługuje jednak nie tylko dla elementów wyposażenia, ale także zleconych do wykonania usług niezbędnych dla działalności firmy. Usługą taką może być np. serwis IT, wykonywany w formie outsourcingu i zlecany profesjonalnej firmie w miejsce korzystania z własnego, wewnętrznego zespołu technicznego. Z perspektywy mniejszych firm, które nie działają bezpośrednio w branży IT lub innej, opierającej się w znacznym stopniu o korzystanie ze sprzętu komputerowego czy sieci, korzystanie z zewnętrznego serwisu IT w ramach stałego wsparcia lub jednorazowej pomocy jest znacznie bardziej efektywne i opłacalne, niż zatrudnienie własnego pracownika.

W przypadku podejmowania współpracy z usługami serwisowymi IT, podatnik rozlicza się z zapłaconego za usługę podatku VAT w miesiącu, w którym została wystawiona faktura za usługę, bez względu na to czy korzysta z jednorazowego wsparcia technicznego czy stałej pomocy IT.

Jaki jest koszt stałego wsparcia IT?

Zarówno w przypadku pojedynczych usług informatycznych, jak i kompleksowej obsługi w zakresie monitorowania, aktualizacji i napraw sprzętowych oraz obsługi sieciowej, wydatki firmy będą zależne od firmy świadczącej usługę outsourcingu, zakresu działań wymaganych przez firmę korzystającą z usług, jak i wielkości firmy i rodzaju usług, jakich potrzebuje. Koszt tzw. pomocy na żądanie, a więc jednorazowej usługi wsparcia IT w zakresie zdalnej pomocy informatycznej, sprawdzenia, aktualizacji i instalacji sprzętów i oprogramowania oraz innych usług możliwych do wykonania bez długoterminowego zobowiązania i umowy kształtują się na poziomie 80-100 zł za godzinę. Opcja taka jest korzystna dla firm potrzebujących skorzystania z pomocy jednorazowo, ale nieopłacalna dla tych, którzy na co dzień pracują z większą ilością sprzętu komputerowego.

Stała obsługa serwisu IT może obejmować wsparcie z zakresu helpdesk, zarządzanie serwerami, wykonywanie kopii zapasowych, optymalizację systemów, reakcje na zgłoszenia awarii i nagłych problemów, zabezpieczanie sprzętów komputerowych i sieci oraz wiele innych. Pełne wsparcie IT jest zawsze indywidualnie dopasowane do potrzeb wewnętrznych firmy, a oferujące je firmy działają elastycznie, dopasowując zakres usług w umowie do konkretnych wymagań Klienta. Ceny za tego typu obsługę wahają się w granicach 450-600 zł za miesiąc: koszty tego typu zdecydowanie warto ująć w wydatkach firmowych.